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ビジネスとITのギャップを埋める〜システム開発の失敗を招く4種類のギャップ〜
第６回：プロセス（工程）のギャップを解消するには
著者：
ウルシステムズ 平光 利浩
2007/6/27
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施策3：適切なステークホルダーコントロール
担当者による見落としや関連部門からの追加要請などで、知らないうちに問題が発生することがよくある。特に、全社システムの再構築といった組織をまたいだ活動が必要になる場合、組織間の壁によって必要な情報が十分に伝わらないことが起こる。これによって、ますますプロジェクトの状況がわからなくなってしまう危険性が高くなる。
先ほど述べたように、開発ベンダー側からのステークホルダーコントロールには限界があるため、情報システム部門の役割は非常に重要になる。
まず重要なポイントとして、会議全体でのコントロールがあげられる。業務ユーザと開発ベンダー間での重要な打ち合せがある場合、情報システム部門はできる限り参加して適宜適切なコントロールを行うことが理想である。それが無理であれば、少なくとも即座に打合せの結果を把握できる体制づくりが重要だ。もし対立が見受けられた場合は、即座に双方の意見を把握し、プロジェクト全体の視点で調整をはかる必要がある。
調整をはかる場合、部分的な最適ではなく、必ずプロジェクト全体としての最適をはかることが重要だ。時としてユーザ企業内であっても議論を戦わせることが必要となる。その場合は、どのような結果になっても双方が納得することが大切で、わだかまりは決して残さないことがプロジェクトを成功させる大きな要因の1つである。
対立に際して、情報システム部門はどちらの味方というわけではなく、常にプロジェクト全体を見据えた、冷静かつ的確な判断／調整を行う能力が求められる。
施策4：正しい情報が集まる仕組み作り
常に適切な判断を行えるようにするためには、正しい情報収集が不可欠だが、プロジェクトの規模が大きくなれば、PM1人ですべてを把握することはできない。そのため、正しい情報が自然と集まる仕組み作りが重要となる。
仕組み作りの最初のステップとして、以下のような報告しやすい環境を構築することが有効である。
報告のルールが単純で明快であること
報告の書式が統一され、トレースしやすいこと
報告の内容が正しく確実に関係者に共有されること
報告によって抽出された課題が確実に管理されること
指摘するだけの場でなく、落ちているボールを拾って分担し、協力し合うこと
決して人を非難する場にはならないこと
報告の場に参加することに意味を持たせ、形骸化させない工夫を行うこと
表2：報告しやすい環境を構築するための方策
上記のような取り組みを行うことによって、正しい情報が自然と集まる様々な施策を次々に打つことが可能となる。
ここで注意しなければならないことは
何らかの仕組みさえ導入すればすぐにうまくいくというものではない
ということだ。実際に行う際に、情報システム部門を含めユーザ企業側が当事者意識を持ってプロジェクトに取り組む姿勢が必要となる。
また、管理を徹底するために「過度な管理」を行ってしまうと、実際のプロジェクト活動のパフォーマンスが極端に低下してしまう恐れがあることについても、認識しておく必要がある。
余計な負荷を高めない方法の1つとして、重要な部分や特に気になる部分がどこかについて関係者で共有し、その部分に限定して管理を強化することが有効となる。
なお、重点管理は、詳細スケジュールの組み方を工夫することによって行うとよい。具体的には、重点管理したい部分のスケジュールをより細かく分解して報告とチェックの頻度を高めておき、問題が発生したら即時対応できるように進めることが効果的だ。
正しい判断をし続ける
これまで、プロセスのギャップを埋めるための4つの施策を説明したが、正しい情報を収集して正しい判断を行うためには、報告を鵜呑みにせず、その報告や日々の活動の中に隠れている本質を見極めることが重要である。
プロジェクト活動の中で判断しなければならないポイントはいくつもあるが、常に正しい判断をし続けることは非常に難しいことである。もし判断を間違えた場合、それを素直に間違いと認め、是正する勇気が情報システム部門のプロジェクトマネジメントには必要不可欠なのである。
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著者プロフィール
ウルシステムズ株式会社 平光 利浩
ITコンサルタントとして、数多くの大規模システム開発のプロジェクトマネジメントに関わる。近年では、プロジェクト活動における様々なギャップを埋めるべく、発注サイドに立ったプロジェクトマネジメント支援に従事している。
INDEX
第6回：プロセス（工程）のギャップを解消するには
プロセスのギャップを埋めるには
施策1：しっかりとしたプロジェクト計画の策定と合意
施策3：適切なステークホルダーコントロール
組織力を高め、プロセスのギャップに強くなる
