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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第２回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/1/17
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「掲示板」で会議にかかる時間と450万円のコストを削減
次に「掲示板」を見てみよう。「掲示板」とは、社員に様々な情報を発信できる機能のことである。連絡事項だけでなく、報告やアイデア募集の場としても活用できるので、業務の効率化だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にも役立つ。
図3：「サイボウズ Office」掲示板画面
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
会議にかかる費用の実態
この「掲示板」を利用せず、定例の部門会議などを行う場合について、以下の条件で考えてみよう。
社員100人規模の会社
部門会議が1週間に1度
会議時間は1時間
参加人数は10人
同様の会議を5部門が行うとする
表2：会議に必要な時間の例
このケースでは、図4の計算により、年間900万円のコストがかかることになる。
図4：「掲示板」によるコスト削減効果
定例の部門会議では主に「情報伝達」「確認業務」「改革議論」「意識高揚」の4つが行われると想定する。1時間の会議ではそれぞれ「情報伝達」に30分「確認業務」に10分、「改革議論」に10分、そして「意識高揚」に10分を費やすものとしている。
10人が参加する会議では、1回の会議に合計600分のコストがかかることになる。つまり、（30分＋10分＋10分＋10分）×10人＝600分である。部門会議が1週間に1度、年間では50回あるとすると、600分×5回＝30,000分になる。そして同様の部門会議を5部門が行うとして、合計は30,000分×5部門＝150,000分だ。
ホワイトカラー層の平均給与を年収600万円（分給、60円）とすると、150,000分×60円＝900万円のコストが部門会議にかかることになるのである。
「掲示板」によるコスト削減効果
同じような状況で「情報伝達」である「掲示板」を利用する場合、会議の時間を短縮でき、なんと年間たったの450万円で済む。つまり、実際の会議では「情報伝達」を行う必要がなくなり、「確認業務（10分）」＋「改革議論（10分）」＋「意識高揚（10分）」の3つの計30分で済むことになる。
10人が参加する会議が、週1回、年に50回あるとすると、30分×10人×50回＝15,000分になる。同様の会議を5組が行うとして、合計は15,000分×5組＝75,000分だ。前回と同様にホワイトカラー層の平均給与を年収600万円（分給、60円）とすると、75,000分×60円＝450万円のコストが部門会議にかかる。
このことから、100人規模の会社では会議を行う際に900万円かかっていたものが、「掲示板」を利用する場合は450万円で済むことがわかる。その差として、
年間450万円のコストを削減
することが可能になるのだ。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第2回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減
活動基準原価計算とは
「掲示板」で会議にかかる時間と450万円のコストを削減
「電話メモ」で518万円のコスト削減
