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IT調達のプロセスを確立させるためには
第３回：実践！RFPでIT調達（後編）
著者：
プライド 稲葉 洋明
2007/2/22
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はじめに
第2回では、RFPによるIT調達のプロセスのうち、「RFP作成対象となる調達案件の選定」から「RFPの作成」までを説明しました。続く第3回では、「RFPの発表」から「契約企業の決定と契約締結」までを説明します。
RFPの発表
RFP作成後、ITベンダーに対して発表します。公平性を保つためにも、またＩＴベンダーから優れた提案を引き出すためにもいくつか注意する点があります。
以降では、それらの注意点を中心に解説していきます。
発表方法の決定
RFPの主な発表方法としては、次の3通りがあります。
すべてのRFP発行先ITベンダーを集めて、説明会を開催する方法
1社ずつ個別に招いて説明する方法
口頭による説明は行わず、RFPを送付する方法
表1：RFPの発表方法
1の方法は、すべてのITベンダーに同一の情報を伝達できるため、公平性が保てます。会場の設営等の事前準備を綿密に行う必要がありますが、説明自体は一度で済ませることができ、効率的です。
2の方法は、ITベンダーが正しく理解しているかを確認できるため、正確に要件を伝えることができますが、公平性の維持が困難です。1社ずつ個別に招いて説明した場合、意識的に説明する内容を統一したとしても、質疑応答の内容や話の強弱などで違いがでるため、伝達する情報に差がでてしまいます。この方法をとる場合には、公平性を維持するために、各ITベンダー説明時の質疑応答を議事録にまとめ、すべてのITベンダーに配布するといった配慮が必要です。
3の方法は、公平性が高く、説明を行わない点で効率的といえますが、その場で質疑応答ができないため、以降のやり取りに時間がかかります。この方法をとる場合には、ITベンダーが誤って要件を理解しないように、RFPの記述に、より細心の注意を払う必要があります。
これらの特徴を考慮して、適切な方法を採用します。
発表前の最終確認
一度、RFPを発表してしまうと、RFPの内容や条件を変更するのは非常に困難です。したがって、発表前に発表の準備がすべて整っていることを確認します。
RFP発表前の主要な確認事項は次の通りです。
すべての必須要求要件がRFPに記載されているか
ITベンダー選定に影響する可能性のある社内規定および法的要件をRFPに含めてあるか
曖昧な表現や、誤解を受ける可能性がある表現がRFPに含まれていないか
ITベンダーからの提案に、受け入れられるものがなかった場合の方策は立ててあるか
RFP発行先のITベンダーに、発表前からすでに優劣がついているようなことはないか
RFP発行先ITベンダーの評判や顧客満足度について確認済みか
候補となっているITベンダーと取引した場合の、短期的・長期的な相互関係についてレビューしたか
選定したITベンダーが提案するソリューションを実現する適切な資金があるか
RFPに含まれている機密を保護するための適切な手順を踏んだか
表2：発表前の確認事項
出典：The REQUEST FOR PROPOSAL HANDBOOK Second Edition(Michael Asner)より一部抜粋
発表
発表の準備が整ったら、いよいよ発表です。ここでは表1の1の「すべてのRFP発行先ITベンダーを集めて、説明会を開催する方法」と2の「1社ずつ個別に招いて説明する方法」の注意点を示します（表3）。
キーパーソンが参加する
発表時には、ITベンダーより様々な質問を受ける可能性があります。キーパーソンが参加することで、意思決定が必要な質問や技術的な質問に即答できるため、効率化がはかれます。
評価の機会とする
発表は、RFPの要件をITベンダーに伝えるだけでなく、ITベンダーを評価する機会でもあります。ITベンダーの反応／質問／態度を観察することで、取組姿勢を把握することができます。
影響を考慮した上で、評価観点を説明する
評価の観点を説明することは、自社が何を重視するかを伝えられるメリットがある反面、提案書の内容が極端にその観点に偏り、それ以外のことが軽視される危険性があります。評価の観点を説明する場合には、これらを勘案した上で行う必要があります。
表3：発表の際の注意点
提案書作成期間中の質疑応答
RFPの発表後の一定期間は、ITベンダーからの質問を受け付けます。その際は、口頭による質問は受け付けず、電子メールなどの文書でやり取りし、その内容をすべてのITベンダーに配布することで、公平性を確保します。
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著者プロフィール
株式会社プライド
稲葉 洋明
中小企業診断士
前職は自動車部品メーカで、生産管理システムの構築やISO9001の認証取得を担当する。システム開発方法論および情報システム分野に興味を抱き、株式会社プライドに入社。現在、システム開発方法論「プライド」を軸に、IT調達プロセスの構築支援に携わっている。
INDEX
第3回：実践！RFPでIT調達（後編）
はじめに
提案書の評価・選定
契約企業の決定と契約締結
