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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第３回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/2/19
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「全員が使う」状態をつくることが大切
「サイボウズ流・グループウェア活用術」の第1条「利用を強制すること」は、ただ単純にグループウェアを強制的に使わせるのではなく、最低限でよいので「全員が使う」状態をつくることが必要だと述べた。
このためには、まず「社員全員がグループウェアに書かれている内容を読む」という状態からはじめることが大切だ。前述の通りグループウェアに抵抗のある方は、キーボード操作に慣れていないという人が多数を占める。しかし日本のインターネット利用人口が7,000万人以上といわれる時代、そのような方でもパソコンの電源を入れてWebブラウザを起動し、Webサイトを閲覧することはできるのだ。
これは、Webページを閲覧する感覚でマウス操作をするぐらいなら、それほど抵抗がないということでもある。そこで、グループウェアの運用担当者は社員に対して「今日からグループウェアを導入しますが、書き込みをする必要はありません。Webページを閲覧する感覚で会社からの情報を見ていただければ、それでいいのです」と説明すれば、問題なく受け入れてもらえるであろう。
グループウェアを選ぶ際に注意すること
この受け入れ態勢を整えるためには、導入するグループウェアを選ぶ際に1つ注意が必要だ。それはクライアント型（注1）と呼ばれるグループウェアではなく、Web型（注2）の初心者でもWebページにアクセスする感覚で閲覧できるような製品を選ぶことである。
※注1：
クライアント型
利用するユーザのPC、1台1台にクライアントソフトウェアをインストールして使用する。個々のPCへのインストール作業や環境統一の手間がかかる反面、リッチな機能を搭載することができるなどのメリットがある。
※注2：
Web型
クライアントサーバ型と異なり、ユーザのPCにはWebブラウザだけがあれば利用可能となる。Webブラウザを利用するため操作が制限される部分もあるが、導入やバージョンアップの作業に手間がかからず、比較的安価で販売されている。
Web型のグループウェアは名前の通り、Webブラウザ上で情報を閲覧できるため、例えば「下線がはいった青い文字」をクリックすれば次に何が起こるのかということがイメージしやすい。
しかしクライアント型のグループウェアの場合には、独自の作り込みによりWebブラウザ的な操作ができず、初心者は使い方を覚える必要がある。機能面ではなく、操作の面で、初心者にとって敷居の高い製品であるといえる。
サイボウズの工夫
このような理由からグループウェアの代表格である「サイボウズ」は、Web型の製品として強いこだわりを持って開発が行われている。また、社員全員にグループウェアに書かれている内容が簡単に読めるように様々な工夫もしている。その1つが「最新情報」である（図1）。
図1:「サイボウズ Office」トップページ画面
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
図1のように、サイボウズ製品のトップページには「最新情報」という欄があり、この欄には「スケジューラー」や「掲示板」「電話メモ」など様々な機能の新着情報が表示される。
例えば、スケジューラーを使って新たに会議が登録された際には、その登録メンバー全員のトップページに新着情報が表示されるのである。なお、各人が1度確認したら「最新情報」欄からはその情報が消える仕組みも用意している。この仕組みによって、ユーザは「最新情報」欄だけを見れば、難しい操作なしに必要な情報を得ることができる。
WebブラウザでWebサイトを見る感覚で、社員に必要な情報を配信することにより、ITツール初心者の多い会社でもスムーズに活用が進んでいく。このように、会社で「全員が使う」状態をつくるためには、どのようなグループウェアを導入するかも、非常に重要なポイントになるのだ。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第3回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣
グループウェアでコスト削減効果を高めるには
「全員が使う」状態をつくることが大切
第2条「紙を撤廃すること」
具体的に「遊びでも使わせる」とは
