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経験が物語る実践型プロジェクト管理
第２回：会議の進め方と議事録術
著者：
イマジンスパーク 深沢 隆司
2006/3/1
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意志決定
前回は「軽度のパニック状態（思考停止状態）」によって引き起こされる決定プロセスの問題点について書かせていただきました。自分ではまったく気が付かないうちにパニック状態におちいっている可能性があります。
プロジェクトマネジャーとしては、日頃から開発や顧客の現場のほかにも、関係者との公式／非公式の会話を重ね、どんなことでも話してもらえるように、また、話せるように努力していくことでしか、解決できないと思っています。筆者自身、常に気にかける必要性を感じています。
今回は、これまでにも様々な機会を通じてお伝えしている会議と議事録のアイデアについてをなるべく具体的に説明します。数年前に拙著「デスマーチよ！さようなら！」で「深沢式会議法・議事録術」として紹介させていただいたものです。
これは、同書で説明している経験則をまとめた上流工程重視の開発プロセス「スペックパターン開発プロセス」でも、プロセス全体を通して基盤となっている考え方です。今回はひとまずその進め方について説明し、次回は重要な考え方について書かせていただきます。
会議のサイクル
会議のアイデアといっても難しいものではありません。会議によって次のことを実現するものであればよいのです。
参加者全員で同じものを見た上で議論を行って物事を決定し、その決定事項を、誤解のない、参加者全員が合意した表現で議事録に明記していく
この考え方自体は新しいことではありませんが、具体的にどうすればよいのかという明確な答えを聞いた記憶はありません。これをどのように実現するかを著者は考えました。
議事録はノートPCでとりますが、ノートPC2台とプロジェクタ2台あれば理想です。まずはプロジェクタや外部モニターなどで、参加者全員に入力中の議事録を見ることができるようにします。2台目のセットは資料提示専用です。2セットが無理であれば、1台で議事録と資料提示の両方を行います。また、録音は必ず行ってください。
筆者が仕様策定者やプロジェクトマネージャーとして本稿のような会議法をはじめた当初は、プロジェクトがある会社も少なく、液晶モニタもほとんどありませんでした。そのため、会議室に機材を揃えることがなかなか難しかったのですが、最近はとても容易になりました。現在では、録画も可能だと思います。
書記は開発側の参加者でプロジェクトの内容を最もよく理解している者が行い、基本的に会議の進行もその人が行います。そして、表1を議題ごとに繰り返していきます。
議題について議論を重ねる
決定事項を議事録に入力し、声に出して読み上げる（参加者全員がプロジェクタ上で見ることができる）
入力された決定事項の表現について、参加者全員で検討を行う
全員が同意できる表現によって決定事項を確定し、次の議題へ進む
表1：会議進行の方法
そして会議の最後には、「何か気になっていることはないか」というリスク情報を対象を特定せずに必ず確認します。
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著者プロフィール
株式会社イマジンスパーク 深沢 隆司
株式会社 イマジンスパーク 代表取締役
陸上自衛隊少年工科学校第25期生。対空戦闘指揮装置の修理要員として自衛隊に勤務。退職後に一部上場企業や官庁でのシステム開発等で仕様策定、プロジェクトマネジメントに従事し、独自の手法で成功に導く。著書は『SEの教科書』他。
INDEX
第2回：会議の進め方と議事録術
意志決定
会議の目的とむずかしさ
議題について議論を重ねる
今一度「会議」を考えてみる
