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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第３回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/2/19
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グループウェアでコスト削減効果を高めるには
「
第2回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減
」では、活動基準原価計算（ABC：Activity Based Costing）という計算方法を使い、グループウェアを活用することでどれだけ効果がでるのかについて詳しく紹介した。
これにより100人規模の会社では、グループウェアの「スケジューラー」「掲示板」「電話メモ」の3つの機能を活用するだけで、年間約1,200万円のコスト削減が可能になる。さらに、より大規模な会社が、より多くのグループウェア機能を使えば、このコスト削減効果はさらに高まるということがおわかりいただけたと思う。
とはいえ、実際にこのような効果をだすためには
社員全員がグループウェアを使うこと
が重要になる。もし、1人でもグループウェアを使わない社員がいれば、その1人のためにグループウェア以外の紙やホワイトボード、電話などのアナログな方法でもスケジュール管理や業務連絡を行わなくてはならない。
これは、二度手間になるだけでなくコスト増にもつながってしまう。グループウェアは経営幹部から現場の人間まで社内全員が使ってこそ、導入のメリットがあるのだ。そこで今回から、社員全員に使ってもらうための「サイボウズ流・グループウェア活用術」を紹介する。
サイボウズ流・グループウェア活用術
筆者が所属するサイボウズは今年で創業10年になる。この間、自社でグループウェアを導入し、運用のトライ・アンド・エラーを重ねてきた。また様々な業種の顧客から活用方法のヒアリングを行い、多くの知識を蓄積している。
このノウハウをまとめたものが「サイボウズ流・グループウェア活用術」だ。これを意識してグループウェアを運用していただくことで、最終的なコスト削減につながるのである。
この「サイボウズ流・グループウェア活用術」には全部で1条から8条まで、8つのポイントがある。今回は以下の、第1条から第3条について解説する。
第1条「利用を強制すること」
第2条「紙を撤廃すること」
第3条「遊びでも使わせること」
表1：サイボウズ流・グループウェア活用術
第1条「利用を強制すること」
まず第1条となるのが「利用を強制すること」である。これは、最低限でよいので「まずは全員が使う」状態をつくることが大切ということだ。
多くの会社では若手から年配の方まで、幅広い年齢層の社員が働いている。最近は学校でパソコンの授業などが行われていることから、若手の社員にとってはグループウェアを使うことにあまり抵抗が見られない。しかし年配の方はといえば、キーボード操作に慣れておらず、グループウェアに対する拒否感も強くなるケースが多い。
そのような方に対してグループウェアの活用メリットを説明しても、なかなか理解していただくのは難しい。年配の社員からは「別に紙やホワイトボード、電話などアナログな方法でも今まで業務に支障はなかったのだから、今まで通りやるのが一番」や「グループウェアを覚えるなんて逆にコストがかさむ」といった声が多いのが現状だ。
そういった状況で突然「グループウェアを導入しました。今日からはグループウェアを使って業務連絡を行ってください」といっても反感を招くだけである。では、どうしたらよいのだろうか。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第3回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣
グループウェアでコスト削減効果を高めるには
「全員が使う」状態をつくることが大切
第2条「紙を撤廃すること」
具体的に「遊びでも使わせる」とは
